El 1 de diciembre de 2023 entró en vigor la Ley 2/2023 que exige a todas las empresas con más de 50 empleados a implementar un canal de denuncias obligatorio. A continuación, vemos cómo afecta la Ley del canal de denuncias a las organizaciones y qué deben hacer las empresas obligadas a tener un canal de denuncias para cumplir la normativa.
¿Qué empresas están obligadas a tener un canal de denuncias?:
El canal de denuncias es obligatorio en empresas de 50 empleados o más. De acuerdo con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, también conocida como ley del canal de denuncias, las empresas con 50 o más empleados deben cumplir con la obligación de disponer del canal de denuncias e implementar esta herramienta, siguiendo las pautas dispuestas por la normativa.
Además de las normativas mencionadas, hay otras leyes que obligan a las empresas a tener implementado un canal de denuncias para empresas, como son el Código Penal, que establece el canal de denuncias como disposición del plan de prevención de delitos penales, la Ley de Igualdad dentro de los planes de igualdad, la Ley de Blanqueo de Capitales o la Ley de protección integral de la infancia y la adolescencia para empresas del ámbito deportivo, ocio o educativo que cuenten con la presencia de menores.
En Lawyers & Compliance adaptamos nuestros servicios a empresas de cualquier tamaño o sector de actividad. Implantamos y gestionamos el canal de denuncias en todo tipo de organizaciones empresariales.
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La Ley 2/2023 establece que las empresas con más de 50 empleados en plantilla han de implantar canales de denuncias eficaces, y señala dos fechas límite. El 13 de junio finalizó el plazo para las empresas con más de 249 empleados y el 1 de diciembre para las que tengan entre 50 y 249 trabajadores.
Cabe señalar que, aunque la empresa no esté obligada a tener un canal de denuncias, los trabajadores sí siguen teniendo la responsabilidad de denunciar los delitos o conductas ilícitas de las que puedan ser testigos en la empresa ante las autoridades correspondientes y competentes.
¿Qué normativa obliga a estas empresas a tener un canal de denuncias?
¿Es obligatorio implantar un canal de denuncias en empresas? La normativa que así lo dicta es la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Esta normativa, que adapta la Directiva Whistleblowing promulgada por la Comisión Europea, busca mejorar el cumplimiento interno en las empresas, reducir los fraudes, infracciones e irregularidades y garantizar la protección y anonimato de los empleados que realicen denuncias en empresas.
A su vez, la Ley 2/2023 está íntimamente relacionada con las normativas de protección de datos RGPD y LOPDGDD ya que estas son básicas para cumplir con la seguridad de los datos en canales de denuncias. Estas normativas también exigen a las empresas con más de 50 empleados a tener un delegado de Protección de Datos.
Además de las normativas mencionadas, hay otras leyes que obligan a las empresas a tener implementado un canal de denuncias para empresas, como son el Código Penal, que establece el canal de denuncias como disposición del plan de prevención de delitos penales, la Ley de Igualdad dentro de los planes de igualdad, la Ley de Blanqueo de Capitales o la Ley de protección integral de la infancia y la adolescencia para empresas del ámbito deportivo, ocio o educativo que cuenten con la presencia de menores.
Asimismo, cualquier empresa que decida adoptar la norma ISO 37301 sobre sistemas de gestión de compliance, también tiene la obligación de implementar un canal de denuncias.
¿Cómo implementar el canal de denuncias obligatorio en su empresa?
Para saber cómo implementar el canal de denuncias en España hay que acudir a la Ley 2/2023, en la que se explica los procedimientos que se deben realizar para poner en marcha el canal de denuncias interno obligatorio, así como los requisitos para su correcto funcionamiento.
Pasos que se deben seguir:
Implementar el canal de denuncias obligatorio en la empresa implica seguir los siguientes pasos:
· Elegir el tipo de gestión del canal de denuncias, es decir, si será interno o de gestión externa.
· Elegir qué vías de comunicación se van a emplear, siendo lo más recomendable el canal de denuncias digital.
· Nombrar al responsable del canal de denuncias.
· Elaborar el reglamento del canal de denuncias y la política de uso del canal de denuncias.
· Establecer el método de recepción, gestión, tramitación e investigación de las denuncias.
· Llevar un registro de todas las denuncias recibidas, resueltas y archivadas.
· Nombrar un delegado de Protección de Datos (DPO).
· Comunicar la puesta en marcha del canal de denuncias a la Autoridad de Protección del Informante correspondiente.
· Difundir la existencia del canal de denuncias entre todos los empleados.
Si tiene dudas sobre cómo implementar un canal de denuncias en su empresa o no tiene tiempo para dedicarle o carece de los conocimientos para ello, lo más recomendable es que contrate los servicios de un canal de denuncias de gestión externa con una consultoría, como Lawyers & Compliance; nuestros especialistas se encargarán de todo el proceso de implementación y de la propia gestión, evaluación y seguimiento de las denuncias recibidas en el canal, así como le ofrecerán asesoramiento jurídico sobre medidas correctoras a adoptar.
Además, un canal de denuncias externo mantendrá una mayor independencia y objetividad a la hora de gestionar las denuncias y recomendar cuál es la mejor forma de actuar para la empresa.
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